Expecta Автосервиз представлява специализирано приложение, предназначено да обслужва всички дейности и цялостния документооборот в произволен по големина автосервиз. Основната задача на софтуера е да улесни ежедневната работа на всички служители в автосервиза, да спомогне за бързото и точно обслужване на клиентите, както и да даде реална картина за цялостна дейност извършвана във фирмата.

Expecta Автосервиз е допълнителен модул, който надгражда търговско-складовата система Expecta. В резултат клиентите на Expecta Автосервиз получават мощно средство за фирмено управление допълнено с гъвкава функционалност за обслужване на специфичната сервизна дейност.

Ето някои от съществените предимства, поначало заложени в Expecta:

• Гъвкав механизъм за дефиниране на потребителски права, чрез които се определя достъпа на потребителите до функциите в системата

• Заскладяване и водене на складови наличности от резервни части

• Заменими стоки - изграждане на база данни с взаимозаменими аналози

• Съставни изделия и комплектоване/разкомплектоване на резервни части, консумативи и други

• Фактуриране на извършени ремонти и вложени резервни части, следене на задължения от клиенти и разплащания с тях

Expecta Автосервиз поддържа данни за следните специфични номенклатури, предназначени да обслужват автосервизната дейност:

• Марки и модели автомобили с възможност за следене на модификация, период на производсто, мощност, тип използвано гориво и множество други технически данни

• Клиентски автомобили и техните данни - Регистрационен №, Двигател №, Рама №, пробег и цвят на автомобила. Множество полета за описание на допълнителното оборудване на автомобила на клиента

• Резервни части, труд и външни услуги. Нормовремена за сервизните дейности

• Възможност за дефиниране на съдържание на Окомплектовка на клиентски автомобил проверявана и отразявана при приемането му в сервиза

• Възможност за определяне на пакет от безплатни операции и услуги извършвани за всеки автомобил постъпил в сервиза

Expecta Автосервиз обхваща различни видове сервизна дейност - гаранционен или извънгаранционен ремонт, оборудване за нов автомобил, ремонт по щети и т.н. В сервизните документи се поддържат данни за:

• Приемане на автомобила и описание на клиентските оплаквания и щети

• Окомплектовката на автомобила при приемането

• Вложените резервни части и труд с техните нормовремена, цени и количества, както и техника извършил ремонта

• Автоматично се издават необходимите складови документи за изписване на вложените резервни части от наличността

• Крайна калкулация за клиента на база вложени резервни части и труд и издаване на документ за продажба (Фактура/Касова Бележка). Възможност за издаване на документи за отложено плащане

• Предаване на автомобила обратно на клиента

За по голяма яснота ще дадем примерен процес на сервизно обслужване на автомобил и отразяването му в Expecta Автосервиз:

Постъпването и приемането на автомобила в сервиза се осъществява от приемчика, който създава документ за Сервизна поръчка и попълва данните за клиента и автомобила. Вписва се дадата на приемане на автомобила в сервиза, представителя на клиента - предал автомобила, оплакванията на клиента. При приемане се описва наличната окомплектовка на автомобила, с която постъпва в сервиза.

В Сервизната поръчка се нанасят необходимите резервни части и услуги. Изготвя се калкулация и се предоставя на клиента за одобрение.

След подвърждение от страна на клиента, се оформя Работна Карта, документ съпровождащ автомобила по време на ремонта, включващ точно описани ремонтните работи, предвидените нормовремена, техника извършващ съответната операция и резервните части.

За необходимите резервни части и материали автоматично се изготвя Искане към склада, по което се изписват стоките, нужни за ремонта. Ако съответните резервни части и консумативи не са налични, може да се пристъпи към изготвяне на Поръчка към доставчик.

При финализиране на ремонта се извършва крайна калкулация на допълнително вложените резервни части и труд. Вписват се данните за предаване на автомобила. Оформя се документ за клиента - Фактура или Касова бележка. Плащането на ремонта се осъществява със съответните платежни документи.